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    电话录音系统协助企业完善电话管理制度

    2012/12/8 11:47:11      点击:

    电话与传真管理制度

     

    为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正?固刂贫┍局贫。

    需求申报
    一、 各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
    二、 电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》,根据表格规定的内容填写。
    三、 部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报中心总监,中心总监从中心的实际需求角度考虑并在《办公用品需求申请表》进行批示。
    四、 部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
    五、 人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。
    六、 总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。

    使用管理
    一、 各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
    二、 上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
    三、 各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管,但直接责任由部门经理承担。
    四、 员工因业务需打长途电话,需在"长途电话记录"上签字,并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
    五、 员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明,并在《长途电话记录》上签字,经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担,由人力资源部在其当月工资内扣除。
    六、 员工所发传真应使用公司统一的封面与格式,内容应经部门经理审核无误后再传真,部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去,否则,造成的后果完全由当事人本人承担。
    七、 各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
    八、 人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案,并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费。
    九、 所有电话均安装佳百特 - 电话录音系统,24小时录音备查。

    维修与报停
    一、 各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
    二、 电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部,由人力资源部安排专业人员进行维修,部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人与该部门经理共同承担责任。
    三、 各部门长途电话或传真需要报停时,应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理。本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日颁行。

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